Le roulement de planning des aides-soignantes en EHPAD conditionne à la fois la qualité de vie au travail des équipes et la sécurité des résidents. Une simple erreur dans l’enchaînement des postes, un calcul mal ajusté du temps de travail effectif ou une mauvaise répartition des week-ends peut rapidement générer tension, absentéisme et risque juridique. Dans un contexte de pénurie de soignants et de contrôle renforcé de l’Inspection du travail, concevoir un roulement vraiment maîtrisé devient un levier stratégique pour tout directeur ou cadre de santé. Un planning bien construit agit comme un « squelette » organisationnel : il soutient le collectif, absorbe les imprévus et sécurise les soins sur 24h/24, 7j/7.
Contraintes réglementaires et conventionnelles du roulement de planning aide-soignante en EHPAD
Durées de travail et repos : application du code du travail et de la convention collective FEHAP 51 / FHP / CCU
Le roulement de planning aide-soignante en EHPAD se construit d’abord autour de la durée du travail. Le Code du travail fixe un socle commun : 35h hebdomadaires, 48h maximum sur 7 jours glissants, et 44h en moyenne sur 12 semaines consécutives. Les conventions collectives du secteur sanitaire et médico-social (FEHAP 51, FHP, CCU) complètent ces règles avec des spécificités sur le temps de nuit, les majorations et les RTT. Pour un roulement en 10h ou 12h, la clé consiste à lisser ces amplitudes grâce à des cycles calculés sur 2, 4 ou parfois 12 semaines, en veillant à rester en moyenne à 35h hebdomadaires. Beaucoup d’EHPAD fonctionnent par exemple avec 140h sur 4 semaines ou 70h sur 2 semaines pour un temps plein, ce qui permet une alternance de petites et grandes semaines.
Le repos quotidien doit rester d’au moins 11h consécutives (12h dans certains accords publics), et le repos hebdomadaire atteindre 36h consécutives incluant un dimanche un week-end sur deux. En pratique, cela signifie qu’un enchaînement vendredi soir – samedi matin est illégal s’il ne laisse pas 11h pleines de coupure. Dans les roulements en 12h, la plupart des établissements limitent à 3 jours consécutifs maximum, parfois 4 dans des cadres très dérogatoires, car au-delà la fatigue explose et le risque d’erreur augmente fortement selon plusieurs études de la DARES et de l’INRS publiées depuis 2014.
Gestion du temps de travail effectif, pauses et astreintes pour les aides-soignantes de nuit
Pour les équipes de nuit, la notion de temps de travail effectif est centrale. Dès lors que l’aide-soignante reste à la disposition de l’employeur, sur site et joignable, le temps est considéré comme du travail effectif, même en l’absence d’acte de soin. Les pauses obligatoires – au moins 20 minutes dès 6h de travail – doivent être intégrées dans le roulement et, si elles ne peuvent être prises, transformées en temps rémunéré ou récupéré. Sur le terrain, il arrive encore que les transmissions débordent des 10h ou 12h prévues, créant de fait des heures supplémentaires dissimulées.
Les astreintes sont plus rares pour les aides-soignantes en EHPAD, mais existent dans certains groupes pour les renforts de nuit ou les doubles lignes d’appel. Dans ce cas, la convention collective encadre précisément l’indemnisation : une partie forfaitaire pour le temps d’astreinte, puis du temps de travail effectif dès l’instant où l’agent est rappelé. Une pratique professionnelle consiste à tracer systématiquement ces rappels dans les outils de pointage pour éviter les écarts entre la réalité du roulement de planning et la paie.
Spécificités des contrats à temps partiel, annualisation et modulation du temps de travail
Les EHPAD recourent massivement aux contrats à temps partiel, souvent entre 50 % et 80 %. Pour ces salariées, le roulement de planning doit respecter un cadre encore plus strict : limitation des heures complémentaires, délai de prévenance, interdiction de dépasser le plafond de 1/10e (voire 1/3 avec accord) d’heures complémentaires par rapport au contrat. La modulation ou l’annualisation du temps de travail permet de lisser l’activité sur l’année, mais impose un suivi rigoureux des compteurs afin d’éviter les « explosions » d’heures en fin de période de référence.
Concrètement, un contrat à 80 % en roulement 10h peut être organisé sur la base de 28h par semaine en moyenne, mais avec des semaines à 30h et d’autres à 20h. L’enjeu pour vous est de prévoir ces variations dès la construction des cycles et de les faire valider par les représentants du personnel. Un bon outil de planification permet d’afficher immédiatement les compteurs individuels, ce qui limite les litiges lors des entretiens professionnels annuels.
Intégration des accords d’entreprise (forfait jours, RTT, CET) dans le roulement de planning
Dans certains grands groupes ou EHPAD hospitaliers, des accords d’entreprise viennent encore complexifier le roulement de planning : forfait jours pour des cadres de santé, dispositifs RTT élargis, comptes épargne-temps (CET) alimentés par des heures supplémentaires ou des jours de repos non pris. La difficulté consiste à articuler ces accords avec la planification des équipes de nuit et de week-end pour que les absences liées aux RTT ou au CET n’affaiblissent pas la sécurité des unités.
Une pratique avancée consiste à bloquer des « fenêtres RTT » dans le roulement annuel, en fixant par exemple des semaines repères où les aides-soignantes sont invitées à positionner leurs jours de repos complémentaires. Cette approche, combinée à un suivi automatisé des droits individuels, réduit les reports massifs de congés en fin d’année, souvent sources de tensions et de rappels sur repos.
Organisation type d’un roulement de planning en EHPAD : 7h, 10h, 12h, équipes du matin, soir et nuit
Construction de cycles M / S / N sur 2, 4 ou 8 semaines dans un EHPAD de 80 lits
Dans un EHPAD de 80 lits, l’organisation type repose généralement sur trois types de postes : matin (M), soir (S) et nuit (N). Les cycles peuvent se construire sur 2, 4 ou 8 semaines, selon le niveau de finesse souhaité. Un cycle court de 2 semaines simplifie la compréhension pour les équipes, mais offre moins de marges pour équilibrer les week-ends. À l’inverse, un cycle de 8 semaines permet de lisser plus finement la répartition des dimanches, des jours fériés et des repos compensateurs.
Un exemple classique en 7h30 serait : semaine 1 avec 3 matinées et 2 soirs, semaine 2 avec 2 matinées et 3 soirs, pour un total de 10 postes sur 2 semaines. En 10h, certaines structures optent pour une alternance 3 jours – 2 jours – 2 jours sur 2 semaines, en veillant à maintenir un week-end travaillé sur 2 ou sur 3. En 12h, la logique se rapproche davantage des modèles hospitaliers, avec 14 à 15 jours de travail par mois et des blocs de repos prolongés.
Exemples de grilles horaires : 6h45-14h15, 13h45-21h15, 20h45-7h15 pour le secteur protégé alzheimer
Le secteur protégé Alzheimer illustre bien l’importance de grilles horaires adaptées. Un triptyque très répandu est le suivant : 6h45-14h15 pour le matin, 13h45-21h15 pour le soir, 20h45-7h15 pour la nuit. Ces horaires offrent un léger chevauchement entre M/S et S/N, indispensable pour des transmissions orales complètes et une continuité relationnelle auprès de résidents souvent désorientés.
Dans votre roulement de planning, ce chevauchement doit être pensé comme un temps de travail à part entière, pas comme du bénévolat de transmission. Les EHPAD qui sécurisent réellement ces 15 à 30 minutes de recouvrement constatent une diminution des erreurs de traitements et des chutes nocturnes. Une étude de 2022 sur plus de 50 établissements a mis en évidence une baisse de près de 20 % des événements indésirables graves lorsqu’un temps formalisé de transmission est inclus dans chaque poste.
Affectation des aides-soignantes par unité de vie : PASA, UVP, SSR gériatrique, unités cantou
Le roulement ne se raisonne pas uniquement en heures, mais aussi en unités de vie. Un EHPAD peut regrouper un PASA, une unité de vie protégée (UVP), un SSR gériatrique ou des unités cantou. Chacune de ces entités implique un niveau de dépendance et de charge en soins différent. L’affectation des aides-soignantes doit tenir compte de ces écarts pour éviter de surcharger éternellement les mêmes personnes.
Une approche efficace consiste à établir des lignes de roulement par unité, puis à organiser des permutations programmées tous les 3 à 6 mois. Cette rotation lente permet à chaque aide-soignante de développer des compétences spécifiques (troubles du comportement, démence avancée, soins de suite), tout en évitant l’usure professionnelle liée à l’exposition continue à des situations très lourdes, notamment en fin de vie.
Articulation du roulement avec les transmissions orales, les staffs pluridisciplinaires et les toilettes
Le meilleur roulement du monde perd son intérêt s’il n’est pas articulé aux temps « invisibles » du soin : transmissions, staffs pluridisciplinaires, toilettes longues ou accompagnements de fin de vie. Les EHPAD qui réussissent à stabiliser leurs équipes construisent leur planning en partant des pics d’activité : lever entre 6h30 et 10h, repas de midi et du soir, couchers, gestion des troubles nocturnes.
Une pratique consiste à intégrer dans le roulement des créneaux fixes hebdomadaires pour les staffs pluridisciplinaires (médecin coordonnateur, infirmier, psychologue, ergothérapeute) en présence d’une aide-soignante référente. Ce temps doit être identifié dans le planning comme un poste spécifique, afin qu’il soit réellement libéré dans l’organisation quotidienne et non absorbé par les repas ou les toilettes.
Méthodologies de planification avancées pour les plannings d’aides-soignantes en EHPAD
Utilisation de la méthode des cycles fixes et tournants pour limiter les inégalités de week-ends
La répartition des week-ends est l’un des sujets les plus sensibles dans un roulement de planning aide-soignante en EHPAD. La méthode des cycles fixes et tournants permet d’objectiver cette répartition. Concrètement, chaque aide-soignante suit une ligne de roulement prédéfinie (cycle fixe), mais ces lignes sont décalées entre elles (cycle tournant). Ainsi, ce qui est un week-end travaillé pour l’une devient un week-end de repos pour l’autre au cycle suivant.
Cette organisation limite durablement les sentiments d’injustice, à condition que les cycles soient clairement expliqués, affichés et respectés. Un bon réflexe consiste à contrôler en fin d’année le nombre de dimanches travaillés par personne : dans un planning équitable, cet indicateur doit être quasiment identique d’une aide-soignante à l’autre, à 1 ou 2 dimanches près.
Application des méthodes de dimensionnement des effectifs (PATHOS, AGGIR, GIR moyen pondéré)
Le dimensionnement des effectifs influence directement le roulement. Les outils PATHOS, AGGIR et le GIR moyen pondéré permettent d’objectiver la charge en soins. Par exemple, un GIR moyen pondéré inférieur à 700 indique souvent une dépendance très lourde, nécessitant davantage de temps d’aide pour les actes essentiels (toilette, repas, mobilisations). En pratique, chaque point de GIR supplémentaire se traduit par quelques minutes de soins supplémentaires par jour et par résident.
Les ARS recommandent d’ajuster la dotation en ETP en fonction de ces indicateurs, mais peu de structures vont jusqu’à recalculer concrètement leurs cycles de planning. Une démarche avancée consiste à traduire les scores PATHOS/AGGIR en temps de soin par tranche horaire, puis à vérifier que le roulement M/S/N couvre bien ces besoins. Cela évite des situations fréquentes où deux aides-soignantes se retrouvent seules pour 30 résidents très dépendants sur un créneau de lever.
Planification par compétences : prise en compte des référents lésion cutanée, douleur, fin de vie
La planification par compétences ajoute une couche qualitative au simple décompte d’heures. De plus en plus d’EHPAD désignent des aides-soignantes référentes : lésion cutanée, douleur, fin de vie, hygiène bucco-dentaire, etc. Intégrer ces compétences dans le roulement garantit qu’à chaque plage horaire critique, au moins un référent est présent sur l’unité.
Cette logique évite que tous les référents se retrouvent en même temps en repos ou en formation. Elle facilite aussi la montée en compétence des nouvelles recrues, qui peuvent être positionnées en binôme avec un référent identifié. Sur le terrain, ce type d’organisation renforce la qualité des transmissions et la pertinence des décisions quotidiennes (changement de pansement, gestion des antalgiques, recours à l’HAD).
Gestion des pics d’activité (levers, couchers, repas) par renforts horaires ciblés
Un roulement intelligent ne cherche pas à « remplir » toutes les plages de la même façon, mais à densifier les équipes sur les pics d’activité. Entre 7h et 10h, puis entre 18h et 21h, le besoin en aides-soignantes explose, surtout dans les EHPAD à GIR moyen pondéré élevé. Certaines structures ajoutent des postes intermédiaires en 4h ou 6h pour absorber ces pics sans alourdir inutilement la journée entière.
Par exemple, un renfort 7h-11h ou 17h-21h permet de mieux encadrer les repas et les toilettes, tout en respectant les limites de 10h de temps de travail quotidien effectif. Cette approche, appuyée par les derniers retours de l’ANAP sur la performance organisationnelle en EHPAD, réduit les risques de maltraitance institutionnelle liée à la précipitation et donne aux équipes le sentiment de pouvoir faire un travail de qualité.
Scénarios de back-up et vivier de remplaçants pour les absences inopinées
Aucune planification, même très optimisée, ne résiste aux arrêts maladie en cascade sans stratégie de back-up. Construire un vivier de remplaçants internes (pool de nuit, renfort polyvalent) et externes (intérim, vacataires, contrats courts) devient indispensable. Les scénarios de crise doivent être anticipés : épidémie de grippe, COVID-19, plan canicule ou vague de démissions.
Une méthodologie avancée consiste à formaliser différents niveaux de dégradation du roulement : niveau 1 (1 absence non remplacée), niveau 2 (2 à 3 absences), niveau 3 (plan blanc territorial). À chaque niveau correspondent des règles claires : priorisation des soins, fermeture temporaire d’activités non essentielles, suppression de temps non cliniques. Cette anticipation limite les décisions improvisées au dernier moment, vécues comme arbitraires par les équipes.
Outils numériques pour créer et suivre le roulement de planning aide-soignante en EHPAD
Paramétrage du roulement avec medisys, cegedim shift, octime, horoquartz etemptation
Les logiciels spécialisés comme Medisys, Cegedim Shift, Octime ou Horoquartz eTemptation permettent aujourd’hui de paramétrer très finement le roulement de planning aide-soignante en EHPAD. Ces solutions intègrent les types de postes (M/S/N), les durées (7h, 10h, 12h), les unités de vie et les contraintes individuelles (temps partiels, restrictions médicales, interdits de nuit). Une fois les cycles définis, le logiciel génère automatiquement les plannings mensuels ou annuels.
L’un des atouts majeurs de ces outils réside dans la possibilité de simuler plusieurs scénarios : par exemple, comparer un roulement 7h30 classique avec une organisation mixte 10h + renforts ciblés. Les directions qui prennent le temps d’explorer ces variantes constatent souvent des gains de 10 à 15 % sur la qualité de couverture des pics d’activité, à effectif constant.
Automatisation des contraintes légales et des compteurs (HS, repos compensateur, récupérations)
L’automatisation des contraintes légales est un autre avantage déterminant. Les logiciels de planning modernes bloquent ou signalent tout dépassement de 48h sur 7 jours glissants, de 6 jours consécutifs travaillés ou d’absence de 11h de repos quotidien. Les compteurs d’heures supplémentaires (HS), de repos compensateur et de récupérations sont mis à jour en temps réel, ce qui évite les rattrapages douloureux en fin d’année.
Dans un secteur où les heures supplémentaires représentent parfois plus de 5 % de la masse salariale, disposer de données fiables permet de piloter des plans d’action : renforcement du pool de remplaçants, révision des horaires de nuit, expérimentation de postes en 10h. Cette transparence juridique et financière est aussi un élément de QVT, car elle donne aux aides-soignantes une meilleure visibilité sur leurs droits et sur la reconnaissance de leur temps de travail réel.
Portails collaborateurs et applications mobiles de consultation des plannings (whoog, hublo, KelDoc santé)
Les portails collaborateurs et applications mobiles (Whoog, Hublo, KelDoc Santé, etc.) ont profondément modifié la relation au planning. Les aides-soignantes peuvent consulter en temps réel leur roulement, proposer des échanges de postes avec leurs collègues, déposer des demandes de congés ou signaler leurs disponibilités pour des remplacements. Pour vous, ces outils fluidifient la communication et réduisent drastiquement les « je n’ai pas vu le planning » ou les photos floues de tableaux d’affichage.
Certains dispositifs type Whoog ou Hublo permettent aussi de diffuser des « missions » de remplacement à un vivier d’agents volontaires, en quelques clics. Utilisé de manière éthique – sans pression implicite sur les jours de repos – ce système offre une flexibilité appréciable et limite le recours à l’intérim coûteux. Il doit cependant être articulé avec une politique claire de respect des repos et de plafonds d’heures.
Exports DSN, paie et tableaux de bord RH à partir des données de planning
Un roulement de planning bien géré produit une masse d’informations précieuses pour la gestion RH. L’intégration entre les logiciels de planning et la paie permet de générer automatiquement les variables : heures de nuit, dimanche, jours fériés, HS majorées, primes spécifiques. Les exports DSN sont sécurisés, ce qui réduit les risques d’anomalies de déclaration sociale.
Les tableaux de bord RH issus des données de planning offrent un suivi fin du taux d’absentéisme, du recours aux remplaçants, de la répartition des week-ends, ou encore de la consommation de RTT et de CET. Ces indicateurs alimentent les négociations avec les IRP, mais aussi les projets QVCT, en identifiant par exemple les unités en surcharge chronique ou les plages horaires les plus exposées aux accidents du travail et au présentéisme.
Conciliation qualité de vie au travail (QVT) et continuité des soins dans le roulement
Limitation des coupures, des enchaînements nuit/jour et des amplitudes horaires excessives
La conciliation QVT et continuité des soins passe d’abord par la maîtrise des enchaînements. Les coupures interminables (7h-11h puis 17h-21h), les rotations rapides nuit/jour et les amplitudes excessives fragilisent les équipes. Les études récentes en ergonomie montrent qu’un enchaînement nuit/jour sans au moins 48h de repos augmente le risque d’erreurs graves et de troubles du sommeil de plus de 30 %.
Concevoir un roulement de planning protecteur, c’est donc limiter les postes coupés au strict nécessaire, organiser des rotations lentes nuit/jour et garder la majorité des amplitudes à 7h ou 10h, en réservant les 12h aux situations où le bénéfice organisationnel est clairement démontré. Une règle simple peut guider vos choix : toute journée supérieure à 10h doit être compensée par des blocs de repos réels et respectés.
Stratégies de rotation lente vs rotation rapide pour réduire la fatigue et le présentéisme
La question de la rotation lente versus rotation rapide est au cœur des débats. Une rotation rapide (M/S/N sur une même semaine) semble a priori plus « équitable », mais impose un changement de rythme biologique permanent, particulièrement délétère passé 40 ans. La rotation lente (plusieurs semaines de jour, puis plusieurs semaines de nuit) permet au corps de s’adapter partiellement, au prix toutefois d’une vie sociale plus compliquée pour les équipes de nuit.
Dans la plupart des EHPAD, l’équilibre se trouve en organisant des équipes de nuit fixes et des cycles jour/soir stables. Les aides-soignantes qui le souhaitent peuvent demander un passage en nuit ou en jour dans le cadre d’entretiens professionnels, ce qui limite le présentéisme : ces situations où l’agent est physiquement présent mais trop épuisé pour assurer des soins de qualité.
Intégration des demandes de congés, temps de formation (DPC) et entretiens professionnels
Un roulement de planning durable doit intégrer les temps « hors soins » : congés, formation continue (DPC) et entretiens professionnels. Pour les congés, une règle fréquemment adoptée consiste à ouvrir des périodes de dépôt de souhaits plusieurs mois à l’avance, en priorisant les agents ayant de jeunes enfants sur certaines périodes sensibles (été, Noël), tout en conservant un filet de rotation équitable.
Les temps de formation DPC et les entretiens professionnels annuels sont souvent les grands oubliés des plannings. Pourtant, les intégrer a minima à 1 jour par an et par aide-soignante améliore fortement la motivation et la fidélisation. Un créneau libéré pour un entretien de qualité vaut souvent mieux que plusieurs primes isolées, car il permet à l’agent de se projeter dans l’établissement et de parler de ses contraintes de vie personnelle, qui impactent directement le roulement.
Dispositifs QVCT en EHPAD : télépointage souple, binômes fixes, référents planning de proximité
Les dispositifs QVCT les plus efficaces sont souvent très concrets. Le télépointage souple, par exemple, offre quelques minutes de latitude à l’arrivée et au départ, sans remise en cause du temps de travail effectif, ce qui réduit le stress lié aux transports. Les binômes fixes AS/IDE, intégrés dans le roulement, renforcent la cohésion d’équipe et la qualité des transmissions, en particulier dans les unités Alzheimer ou cantou.
La mise en place de référents planning de proximité – aides-soignantes ou IDE ressources formées à la planification – améliore aussi la perception d’équité. Ces référents deviennent des interlocuteurs identifiés pour les questions de roulement, capables d’expliquer les choix, de remonter les difficultés et de proposer des ajustements structurels plutôt que des « bricolages » au cas par cas.
Cas pratiques de roulements de planning en EHPAD public, associatif et privé lucratif
Exemple de planning en EHPAD hospitalier AP-HP avec 12h et renforts d’après-midi
Dans certains EHPAD hospitaliers type AP-HP, des organisations en 12h ont été mises en place avec succès sur les unités de gériatrie lourde. Le schéma classique alterne des semaines à 2 jours (24h) et des semaines à 3 jours (36h), pour une moyenne d’environ 30h à 32h complétée par des RTT. Des renforts d’après-midi en 6h viennent se greffer sur les pics d’activité (14h-20h), notamment pour les retours de consultations, les dîners et les couchers.
Ce modèle illustre bien l’équilibre délicat entre gain de jours de repos pour les soignants et exigences de continuité des soins. Les retours montrent une amélioration de la satisfaction des équipes, mais aussi une vigilance accrue de la médecine du travail sur la fatigue cumulée, avec des entretiens réguliers pour les agents en 12h depuis plus de 5 ans.
Exemple de roulement en EHPAD associatif ADMR avec temps partiels et pool de remplaçants
Dans le monde associatif, un exemple typique est celui d’un EHPAD ADMR fonctionnant majoritairement avec des temps partiels (50 à 80 %) et un pool de remplaçants. Le roulement repose sur des postes en 7h et 10h, avec une organisation 1 week-end sur 2 travaillés pour les temps pleins, et 1 week-end sur 3 pour les agents à 50 %.
Le pool de remplaçants, polyvalent et formé sur l’ensemble des unités, couvre les absences programmées (congés, formations) et une partie des arrêts inopinés. Les plannings sont publiés 6 semaines à l’avance, puis ajustés en continu via une application mobile. Cette anticipation renforce le sentiment de maîtrise des horaires chez les aides-soignantes, ce qui se traduit par un taux de turnover plus faible que la moyenne du secteur.
Exemple d’organisation en EHPAD privé orpea, korian ou DomusVi avec polyvalence inter-unités
Dans les groupes privés lucratifs, les roulements de planning reposent souvent sur une forte polyvalence inter-unités : soin courant, unité protégée, accueil de jour, parfois SSR attenant. Une aide-soignante peut être amenée, selon son cycle, à travailler dans deux ou trois unités différentes sur un même mois, ce qui nécessite une standardisation des pratiques et des transmissions.
Ces organisations utilisent largement les horaires en 10h, jugés comme un compromis entre les 7h30 et les 12h. Un cycle type peut combiner 3 jours de 10h une semaine, puis 4 jours la semaine suivante, avec modulation du temps de travail et RTT intégrées au cycle. L’avantage réside dans la réduction des trajets et la concentration des heures, mais cette polyvalence doit rester encadrée pour ne pas devenir source d’instabilité et de perte de repères pour les résidents.
Ajustements du roulement lors d’épidémies (grippe, COVID-19) et des plans blancs territoriaux
Les dernières années ont montré à quel point un roulement de planning doit rester adaptable. Lors des vagues de grippe ou de COVID-19, de nombreux EHPAD ont déclenché des plans blancs territoriaux, imposant une réorganisation quasi instantanée des cycles : postes redoublés en matin, suspension de congés sur certaines périodes, création de lignes dédiées COVID.
Les structures qui s’en sont le mieux sorties sont celles qui disposaient déjà de scénarios d’ajustement du roulement, validés avec les IRP et les équipes. Ces scénarios prévoient, par exemple, un passage temporaire à des postes en 12h sur base volontaire, avec compensation financière et récupération ultérieure, ou l’activation de partenariats avec des plateformes de renfort régionales. Cette capacité à adapter le planning sans rompre les règles fondamentales de repos et de temps de travail devient un critère majeur de résilience pour les EHPAD.